「月末のタイムカード集計だけで、1日が終わってしまう…」
そんな悩みを持つ経営者や総務担当の方は、多いのではないでしょうか。
紙やExcelの管理は、打刻漏れや計算ミスが起きやすいのが弱点です。
勤怠管理システムを使えば、集計の手間を大きく減らせます。
ただ、種類が多くて、どれを選べば失敗しないのか迷いますよね。
この記事では、中小企業向けの選び方を5つのポイントで整理します。
後半では、30日間無料で試せる「勤怠クラウド」の特徴も紹介します。
自社に合うかどうか、読みながら確かめてみてください。
中小企業に勤怠管理が必要な理由
会社には、従業員の労働時間を客観的な方法で把握することが求められます。
残業代の計算や有休の管理も、正しい記録がなければ進められません。
紙のタイムカードでも、Excelでも、管理はできます。
ただ、人数が増えるほど手間もミスも増えていきます。
たとえば、従業員30人の会社を想像してみてください。
毎日の打刻（出勤・退勤の時刻の記録）は、紙のカードに押しています。
月末になると、総務の人が全員分を集計します。
打刻漏れの確認だけで、半日かかることも珍しくありません。
「今月、残業が多いのは誰？」
「集計が終わるまで、分からないです…」
こんなやり取りが、毎月のように起きていませんか。
勤怠管理システムを入れると、次のような変化があります。
- 打刻漏れや計算ミスが減る
- 残業時間を早めに把握できる
- 有休の残日数がすぐ分かる
人数が増える前に仕組みを整えておくと安心です。
早めに導入するほど、切り替えの負担も小さくて済みます。
勤怠管理システムの選び方
①料金の仕組み
1人ごとに課金されるタイプは、人が増えるほど月額も上がります。
人数の上限までが定額のタイプなら、費用の見通しを立てやすいです。
たとえば1人300円の料金体系だと、40人で月12,000円になります。
②打刻のしやすさ
専用の機械が必要だと、本体の購入費用がかかります。
スマホやPCから打刻できれば、外出先や在宅でも記録できます。
③残業と有休のアラート
残業が上限を超えそうなときに、通知が届くと安心です。
この通知のことを「アラート」と呼びます。
10日以上の有休がある従業員には、年5日の取得が会社に義務づけられています。
この確認もできると、管理の負担が減ります。
④給与ソフトとの連携
勤怠データを給与ソフトへ移す作業は、意外と手間がかかります。
CSV（表計算ソフトで開けるデータ形式）で出力できるか、確認しておきましょう。
⑤無料で試せるか
画面の使いやすさは、触ってみないと分かりません。
無料体験があるサービスなら、導入後の後悔を減らせます。
この5つを押さえれば、大きな失敗は避けられます。
次の章では、よくある失敗例を見ていきます。
選ぶときにやりがちな失敗
よくある話です。
多機能なシステムを入れたのに、実際に使うのは打刻と集計だけ。
高い月額だけが残って、後悔するケースがあります。
人数の面でも失敗は起きます。
1人課金のタイプで、繁忙期にアルバイトが増えたとしましょう。
月額が想定より上がり、予算が合わなくなることがあります。
失敗のパターンは、だいたい次の4つです。
- 機能が多すぎて使わない
- 従業員が増えて料金が上がる
- 給与ソフトに移せない
- 無料で試さずに契約した
どれも、導入前に確認すれば防げるものばかりです。
まず、毎月の勤怠まわりの作業を書き出してみてください。
「この作業が楽になるか」で、必要な機能が見えてきます。
勤怠クラウドの特徴
クラウド型とは、インターネット上で使う形式のことです。
パソコンにソフトを入れなくても、ブラウザから使えます。
公式サイトで確認できる主な特徴を、順番に紹介します。
- PC・スマホから打刻できる
- 専用アプリや機器が不要
- 残業や有休のアラート
- 申請から承認までオンライン
- 給与ソフト向けCSV出力
- 複数拠点の管理に対応
打刻は場所を選びません
ブラウザから、出勤と退勤を記録できます。
位置情報の記録や、直行直帰の入力にも対応しています。
専用アプリも専用機器も、必要ありません。
残業の超過を早めに知らせる
残業の基準を決めておくと、超えたときに管理者へ通知が届きます。
36協定（残業のルールを決める、会社と従業員側の約束）の超過も検知します。
年5日の有休取得の未達や、打刻漏れも見つけてくれます。
働き方の違いに対応
シフトやテレワーク、時差出勤にも対応しています。
フレックスタイム制（出退勤の時刻を自分で決められる働き方）も使えます。
休暇や打刻修正の申請は、オンラインで承認まで進みます。
管理者の作業を減らす機能
有休は、自動付与や半日・時間単位の取得に対応しています。
月ごとの勤怠データは、Excel・CSV・PDFで出力できます。
拠点別・部署別に、管理者が扱える範囲も設定できます。
打刻から集計、給与ソフトへの受け渡しまで、一通りそろっています。
画面の使いやすさは、実際に触って確かめるのが一番です。
勤怠クラウドの料金プラン
プランは3つあり、月額はすべて税込です。
- ライト：50名まで 4,950円
- スタンダード：100名まで 8,800円
- プレミアム：300名まで 16,500円
1人あたりの課金ではありません。
上限の範囲内なら、従業員が増えても月額は同じです。
機能ごとに追加費用がかかることもありません。
上限まで使った場合の1人あたり月額は、次のとおりです。
ライトは99円、スタンダードは88円、プレミアムは55円です。
40人の会社なら、ライトプランに収まります。月額は4,950円です。
先ほどの仮の例（1人300円）なら12,000円なので、比べると違いが分かります。
どのプランでも、決済登録をしない限り料金は請求されません。
体験の申込みページで、プランを選んで試せます。
他の管理方法との違い
紙のタイムカード
安く始められますが、集計は手作業です。
在宅や外出先では、打刻ができません。
Excel管理
自由に作れる反面、計算式が壊れるリスクがあります。
作った人しか直せない状態になりやすい点も心配です。
勤怠管理システム
打刻から集計までを、まとめて自動で行えます。
残業のアラートや有休の管理も、同じ画面でできます。
5人ほどの小さな会社なら、Excelで足りることもあります。
迷ったときは、毎月の集計にかかる時間を計ってみてください。
集計に半日以上かかるなら、検討するタイミングです。
メリットとデメリット
メリット
- 初期費用が0円
- 機能ごとの追加費用なし
- 上限内なら人が増えても定額
- 30日間無料で試せる
デメリット
- 支払いはカード決済のみ
- 300名超のプランがない
- 日割りの返金はない
対応カードは、VISA、Mastercard、JCB、American Expressです。
登録時に1回目の決済があり、以降は毎月同じ日に自動で課金されます。
解約後も、次回の課金日まではサービスを使えます。
向いている会社
- 従業員が300名以下
- 月額を一定にしたい
- スマホで打刻させたい
- 導入前にしっかり試したい
向いていない会社
- 従業員が300名を超える
- カード以外で支払いたい
人数とお支払い方法が合えば、検討しやすいサービスです。
無料体験のおすすめ活用法
体験の期間中は、全機能を試せます。
次のスケジュールで試すと、見落としが減ります。
- 1週目：打刻を試す
- 2週目：申請と承認を試す
- 3週目：アラートを確認
- 4週目：給与用CSVを出す
従業員のうち数人に協力してもらうと、使い心地が分かります。
スマホとPCの両方で、出勤と退勤を試してみてください。
給与ソフトに取り込めるかも、この期間に確かめておきましょう。
従業員へ伝えるときは、打刻のルールを先に決めておきます。
「出勤したらスマホで押す」と、一言で言える形が理想です。
押し忘れたときの修正申請のやり方も、あわせて共有しておきましょう。
申込みには、会社名・お名前・メールアドレス・電話番号が必要です。
プランは3つから選べます。
続けて使う場合は、クレジットカードの登録が必要になります。
気になった方は、体験の申込みページを見てみてください。
よくある質問
Q. 無料体験にカード登録は必要？
A. 必要ありません。
体験期間中に決済手続きをしなければ、料金は発生しません。
Q. 初期費用はかかりますか？
A. 初期費用は0円です。
機能ごとの追加費用も、かかりません。
Q. 従業員が増えたらどうなる？
A. 上限の範囲内なら、月額は変わりません。
上限に近づいたら、管理画面からプランを変更できます。
Q. 専用の打刻機器は必要ですか？
A. 必要ありません。
PCやスマホのブラウザから打刻できます。
Q. 解約はどうすればいい？
A. 管理者が管理画面から手続きできます。
月の途中で解約しても、日割りの返金はありません。
Q. 300名を超える会社でも使える？
A. 300名を超える場合のプランは、用意されていません。
まとめ
中小企業の勤怠管理システム選びは、5つのポイントで決まります。
- 料金の仕組み
- 打刻のしやすさ
- 残業と有休のアラート
- 給与ソフトとの連携
- 無料で試せるか
勤怠クラウドは、この5つに当てはまる点が多いサービスです。
定額の料金で、30日間の無料体験も用意されています。
合うかどうかは、触ってみるのが一番の近道です。
まず30日間試してみる
導入するかどうかは、体験してから決めても遅くありません。
カード登録なしで、全機能を30日間試せます。
合わなければ、決済手続きをしないだけで料金は発生しません。
月末の集計が楽になるか、一度確かめてみてください。
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